In Zusammenarbeit mit einem flächendeckenden Netz von Digitalisierungs- und Erfassungsbetrieben bieten wir Ihnen im Rahmen unserer BPO-Lösungen hochqualitative Capturing Services an. Die Digitalisierung und Erfassung von Papierbelegen sowie die Überführung der generierten Daten und Images in die OXSEED On Demand Plattform ist die Basis für effektive BPO-Konzepte, wie die digitale Poststelle, das Invoice Management oder ganz einfach, das webbasierte Online-Archiv. Die Zusammenführung von analogen und digitalen Business Content bildet immer das Rückgrat wirklich durchgängiger On Demand-Lösungen.
Der sichere und sensible Umgang mit all Ihren Postbelegen, Dokumenten und Aktenbeständen erfordert ein besonderes Vertrauen zu einem Dienstleister. Wir versprechen Ihnen, unsere Servicepartner in ganz Deutschland rechtfertigen dieses Vertrauen: Kein Unternehmen ist seit weniger als 5 Jahren als Erfassungsspezialist tätig, die Mehrzahl betreuen ihre zumeist langjährigen Kunden seit über 20 Jahren.
OXSEED bietet Ihnen alle Erfassungsleistungen im Rahmen von BPO-Konzepten aus einer Hand und als Generalunternehmer. Unsere Capturing Services umfassen den gesamten Lifecycle analoger Belege, von der Transportlogistik über die Aufbereitung, die Digitalisierung mit Extraktion sowie die Vernichtung nach gesetzlichen Bestimmungen.
Stellvertretend für alle OXSEED BPO-Lösungen stellen wir nachfolgend die Prozessschritte für die digitale Poststelle dar:
1. Physischer Posteingang
- Abholung mit eigenem Fahrdienst
- Postfachumleitung
- Nachsendung direkt zum OXSEED Digitalisierungsbetrieb
2. Erfassungsvorbereitung
- Aussortieren von Werbung, Zeitungen etc.
- Aussortieren von persönlicher, vertraulicher und Vorstandspost
- Aussortieren nicht digitalisierbarer Unterlagen
- Öffnen der Umschläge
- Vorbereitung für automatische Stapeltrennung (Barcode)
- Vollständigkeitsprüfung
3. Manuelle Vorsortierung
- Sortieren nach Vorgangs- bzw. Dokumentenklassen (z.B. Personalunterlagen, Eingangsrechnungen, Projektpost, Kundenpost etc.)
4. Digitalisierung / Scannen
- Scannen in S/W oder optional in Farbe
- Vorder- und Rückseite
- Paginierung
- Sichtkontrolle und QS
5. Digitale Signatur
- Generierung qualifizierte digitale Signatur
- Massensignaturverfahren
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Konvertierung (analog/digital)
6. Manuelle Nachbereitung
- Optionale Rückgabe der Originale
- Physische Einlagerung der Belege
- Vernichtung nach gesetzliche Bestimmungen und Vereinbarung
7. Digitale Klassifikation
- Manuelle bzw. Automatische Klassifikation
- Belegart, Absender und Empfänger
- Zusteuern von Stammdaten
8. Optionale Datenextraktion
- Automatische Extraktion von Inhalten
- Kontrolle, Verifikation und Kontrolle nicht erkannter Inhalte
- Vorgangsbildung und Steuerung
- Vorbereitung für Dunkelverarbeitung
9. Datenexport und Verteilungsworkflow
- in OXSEED On Demand Plattform (Arbeitskorb und Akte)
- in operative Geschäftsanwendungen (per XML via SFTP, E-Mail etc.)
- Optional: Versand per E-Mail oder via Offline-Medium
- Variante: Übergabe auf Mikrofilm
